Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

İMÜ Bridge Uygulaması

İMÜ Bridge, İstanbul Medeniyet Üniversitesi'nin tüm kurumsal iş süreçlerini (birimler arası, birim içi vb.) dijital ortamda takip etmek, yönetmek ve raporlamak için geliştirdiği merkezi bir sistemdir. Web ve mobil tabanlı olarak hizmet veren uygulama, akademik ve idari personelin kullanımına yöneliktir. Sistemin temel amacı, görev ve iş takibini çevrimiçi hale getirerek verimliliği artırmak, raporlama kabiliyetlerini güçlendirmektir.

Sistem, dört ana modül üzerine kurulmuştur:

  1. Görev – İş – Destek Takip: Tüm görevlerin, iş taleplerinin ve destek isteklerinin oluşturulup yönetildiği çekirdek modüldür.
  2. Takvim-Randevu: Toplantı ve randevuların organize edilmesini sağlar.
  3. Proje Takip: Kurumsal projelerin listelenmesi ve takibine olanak tanır.
  4. Raporlamalar: Yöneticiler için departman karnesi gibi özet raporlar sunar.

Kullanıcılar sisteme @medeniyet.edu.tr uzantılı e-posta hesapları ile hem web tarayıcısı üzerinden hem de Android/iOS mobil uygulaması aracılığıyla erişebilirler. Öğrenci talepleri ise harici bir web formu üzerinden alınarak ilgili birimlere görev olarak atanmaktadır.

--------------------------------------------------------------------------------

1. Sisteme Genel Bakış

Amaç ve Kapsam

Bridge uygulaması, İstanbul Medeniyet Üniversitesi bünyesindeki tüm iş akışlarının tek bir platform üzerinden yürütülmesini hedefleyen bir yönetim ve organizasyon sistemidir. Temel kapsamı, birimler arası ve birim içi görevlerin atanması, takibi, sonlandırılması ve bu süreçlere dair detaylı raporların oluşturulmasıdır. Sistem, şeffaf, ölçülebilir ve verimli bir çalışma ortamı sağlamayı amaçlamaktadır.

Platform Erişimi ve Oturum Açma

Sisteme erişim iki farklı platform üzerinden sağlanmaktadır:

  • Web Erişimi:
    • Adres: https://bridge.medeniyet.edu.tr/
    • Giriş: Kullanıcılar, @medeniyet.edu.tr uzantılı e-posta adreslerinin kullanıcı adı kısmını (@medeniyet.edu.tr yazmadan) ve mevcut parolalarını kullanarak oturum açabilirler.
  • Mobil Uygulama:
    • Adı: Bridge 360 Aphel
    • Platformlar: Android ve iOS sürümleri mevcuttur.
    • Giriş: Web sürümü ile aynı kullanıcı adı ve parola bilgileri kullanılır.

Oturum açma ile ilgili sorun yaşayan kullanıcılar bridge@medeniyet.edu.tr adresinden destek alabilirler.

2. Temel Modüller ve İşlevleri

Görev – İş – Destek Takip Sistemi

Sistemin en kapsamlı modülü olan bu bölüm, tüm görev, iş ve destek taleplerinin yönetildiği merkezdir.

Görev Türleri

Kullanıcılar, görev ekleme formunda üç farklı türde kayıt oluşturabilir:

  1. Birimler Arası Talep: Personelin kendi birimi dışındaki bir birimden yardım, destek veya iş talebinde bulunması için kullanılır. Bu seçenek, "yardım masası" işlevi görür.
  2. Birim İçi Görev: Birim içerisindeki personeller arasında görev ataması ve iş takibi yapmak için kullanılır.
  3. Kendime Birim İçi Görev Ekle: Personelin, sistem üzerinden atanmamış ancak kendi birimi içinde yapıp tamamladığı işleri kaydetmesi için kullanılır. Bu tür görevler oluşturulduğu anda sistem tarafından otomatik olarak tamamlanmış ve kapatılmış olarak kaydedilir.

Görev Yönetimi ve İşlemleri

"Görevler Listesi" ekranı, kullanıcının birimine ve şahsına ait tüm görevleri görüntülemesini sağlar. Bu ekranda her bir görev için aşağıdaki işlemler gerçekleştirilebilir:

  • Görev Başlatma: Personele atanan bir görevin işleme alındığını belirtmek için "Başlat" butonu kullanılır.
  • Yönlendirme: Görevin farklı bir birime veya personele aktarılması gerektiğinde kullanılır.
  • Etiketle: Görevleri sınıflandırmak ve takibini kolaylaştırmak amacıyla etiketler oluşturulabilir.
  • % Güncelle: Görevin ilerleme durumunu yüzdesel olarak belirtmek için kullanılır.
  • Reddet: Yanlışlıkla atanmış veya ilgili olmayan görevleri, görevi oluşturan kişiye geri göndermek için kullanılır.
  • Ek Süre Talep Et: Görev için tanımlanan sürenin yetersiz kalması durumunda, görevi açan kişiden ek süre talep etme imkanı sunar. Talep onaylandığında, görev tekrar ilgili personelin ekranında görüntülenir.

Görev Detayları ve Sonlandırma

Her görevin kendine ait bir detay sayfası bulunur. Bu sayfada aşağıdaki işlemler yapılır:

  • Yorumlar: Görevle ilgili tüm yazışmalar, dosya eklemeleri ve bilgilendirmeler bu alandan yapılır. Eklenen her yorum, görevle ilgili tüm personele e-posta yoluyla bildirilir.
  • Geçmiş: Görevin oluşturulmasından sonlanmasına kadar olan tüm işlem adımları (ekleyen, yönlendiren vb.) bu sekmede görülebilir.
  • Sonlandır / Onaya Gönder: Görev tamamlandığında, bu buton kullanılarak yapılan işin detayı (Açıklama: Olumlu, Olumsuz, Gerek Kalmadı) ve yorum eklenerek görevi açan kişinin onayına sunulur. Onay sürecinin ardından yetkili kullanıcı görevi kapatır.
  • Görev Detay Kilidi: Mükerrer işlemleri önlemek amacıyla, bir görev detayı aynı anda yalnızca bir kullanıcı tarafından düzenlenebilir. Başka bir kullanıcı görevi görüntülüyorsa, işlem yapmak için "görev kilidini kaldırma" işlemi gerekebilir.

Görev/İş Akışı Özeti

  1. Talep Oluşturma: Kullanıcı, "Ekle" butonu ile ilgili kategoriyi seçerek yeni bir görev/talep oluşturur.
  2. Görevin Başlatılması: Atanan personel, görevi işleme aldığını belirtmek için "Başlat" butonuna tıklar.
  3. Görevin Tamamlanması: Personel, işi tamamladıktan sonra "Sonlandır / Onaya Gönder" işlemi ile görevi açan kişiye bilgi verir.
  4. Görevin Kapatılması: Talebi açan kullanıcı, işin yapıldığını teyit ederek "Kapatıp/Sonlandırma" işlemi ile süreci tamamlar. Gerekirse işi yeniden açabilir.

Takvim-Randevu Sistemi

Yan menüdeki "Takvim" sekmesinden erişilen bu modül, birim içi veya birimler arası toplantıların ve randevuların takvim üzerinden organize edilmesini ve takibini sağlar. Kullanıcılar, takvim üzerinde istedikleri tarihe tıklayarak yeni kayıt ekleyebilirler.

Proje Takip

"Projeler" sekmesi altında yer alan bu modül, üniversite bünyesindeki projelerin sisteme eklenerek listelenmesine, takip edilmesine ve raporlanmasına olanak tanır. Yeni proje ekleme ve mevcut projeleri düzenleme işlemleri bu ekrandan yapılır.

Etkinlikler

Sol menüdeki "Etkinlikler" sekmesi, kullanıcıları kayıtlı etkinliklerin listelendiği bir takvim sayfasına yönlendirir. Yeni etkinlik kaydı oluşturmak için takvim üzerinde ilgili tarihe tıklanması yeterlidir.

Raporlamalar

Bu modül, yöneticiler ve birim yöneticileri için tasarlanmıştır. Sisteme girilen veriler üzerinden "departman karnesi" gibi özet raporların alınmasını ve performans takibi yapılmasını sağlar. Raporlar PDF formatında dışa aktarılabilir.

3. Kullanıcı Yönetimi ve Diğer Özellikler

Kullanıcı Bilgilerini Düzenleme

Kullanıcılar, ekranın sağ üst köşesindeki menüden "Kullanıcı Bilgilerimi Değiştir" seçeneği ile aşağıdaki ayarları düzenleyebilir:

  • Kişisel Bilgiler: Temel kullanıcı bilgileri.
  • Vekalet Bilgileri: Kullanıcının izinli olduğu veya görevde olmadığı durumlarda görevlerini devredeceği kişiyi belirlemesini sağlar.
  • Ayarlar ve Bildirim Ayarları: Sistem ve e-posta bildirim tercihleri bu bölümden yönetilir.

Kişisel Not Ekleme

Kullanıcıların kendilerine özel notlar alıp saklayabilecekleri kişisel bir not defteri alanı mevcuttur.

4. Destek ve Kaynaklar